Unerlaubte Nebentätigkeit: Eruieren was Ihr Außendienst wirklich tut

Unerlaubte Nebentätigkeiten von Außendienstmitarbeitern stellen für viele mittelständische Unternehmen eine unsichtbare, aber erhebliche Bedrohung dar. Solche Verstöße können nicht nur zu Umsatzverlusten führen – das wäre im Gros noch einigermaßen detektier- und messbar. Vor allem geht es darum, dass Vertrauensverhältnisse Schaden nehmen können. Und es gibt ein nicht zu vernachlässigendes Risiko rechtlicher und steuerlicher Konsequenzen, wenn solche Tätigkeiten unerkannt bleiben.

Außendienstmitarbeiter haben in aller Regel eine hohe Autonomie, sind viel unterwegs und weniger in direkte Unternehmensabläufe eingebunden. Diese Unabhängigkeit bietet Raum für Nebentätigkeiten, die sowohl mit den Arbeitszeiten als auch mit den Interessen des Unternehmens kollidieren können. Wie können Sie als Entscheider sicherstellen, dass Ihre Außendienstler tatsächlich im Sinne des Unternehmens arbeiten und keine Schattenarbeit betreiben? Anbei versuchen wir Ihnen einen praxisnahen Überblick über rechtlich zulässige Methoden zur Überwachung zu geben. Hinweis: Wir bauen unsere Inhalte auf Empirie und journalistischen Quellen auf. Der Artikel ist nicht als juristische Beratung zu verstehen, zu der wir weder befugt noch in der Tiefe der Zusammenhänge in der Lage sind.

Verständnis und Einordnung: Was bedeutet unerlaubte Nebentätigkeit?

Unerlaubte Nebentätigkeit liegt vor, wenn ein Mitarbeiter ohne Zustimmung des Arbeitgebers eine zweite Beschäftigung oder wirtschaftliche Aktivität aufnimmt, die den Interessen des Unternehmens entgegensteht. Besonders kritisch sind dabei Tätigkeiten, die:

• … in Konkurrenz zum Arbeitgeber stehen
• … während der Arbeitszeit des Hauptarbeitgebers durchgeführt werden
• … zu Leistungseinschränkungen führen
• … Firmenressourcen (z.B. Dienstfahrzeuge, Firmenlaptops) für private Zwecke nutzen

Frühwarnzeichen für unerlaubte Nebentätigkeiten

Es gibt mehrere Anzeichen, die auf eine unerlaubte Nebentätigkeit hinweisen könnten. Diese sollten als Warnsignale betrachtet werden. Dazu gehören klassisch die unregelmäßigen Leistungsdaten. Außendienstler, die übermäßig viele Überstunden melden oder überdurchschnittlich lange für bestimmte Aufgaben brauchen, könnten während dieser Zeit anderen Tätigkeiten nachgehen. Des weiteren beobachtet man häufig sinkende Verkaufszahlen oder unplausible Ergebnisse. Wenn ein Mitarbeiter im Vergleich zu Kollegen plötzlich signifikant schlechter abschneidet, könnte dies auf eine geringere Einsatzbereitschaft oder einen Zweitjob hindeuten. Last not least ist ein unorthodoxes Warnsignal bspw. die Verfügbarkeit außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Mitarbeiter, die nicht erreichbar sind, wenn sie es laut ihren Aufgaben sein sollten, könnten in dieser Zeit unerlaubten Tätigkeiten nachgehen.

Präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Nebentätigkeiten

Zunächst benötigen Sie als Grundlage transparente Regelungen im Arbeitsvertrag. Es muss klare Regelungen zur Nebentätigkeit geben und die sollten fest im Arbeitsvertrag verankert werden. Eine Klausel, die eine vorherige schriftliche Zustimmung für jegliche Nebentätigkeiten fordert, schafft eine rechtliche Grundlage. Dies gibt Ihnen die Kontrolle, Nebentätigkeiten zu bewerten und zu genehmigen oder abzulehnen, falls sie den Interessen des Unternehmens widersprechen. Die vertrauensbasierte Unternehmenskultur ist gewissermaßen ein Hygienefaktor. Mitarbeiter, die sich im empathischen Miteinander wertgeschätzt und eingebunden fühlen, sind weniger geneigt, Nebentätigkeiten zu verschweigen. Regelmäßige Mitarbeitergespräche, in denen auch die Nebentätigkeit thematisiert wird, können präventiv wirken und Missverständnisse früh klären. Ebenso smart, wie sensible Überwachungssysteme sind schließlich unser Metier. Jede Überwachung muss freilich im Einklang mit den rechtlichen Bestimmungen stehen, dafür steht MAAX Forensik. Besonders im Außendienst können Sie in grober Draufsicht schon aus eigener Kraft mit folgenden Tools arbeiten:

• GPS-Tracking der Dienstfahrzeuge, um sicherzustellen, dass diese für dienstliche Zwecke genutzt werden.
• Fahrtenbücher und regelmäßige Berichte über Kundenbesuche zur Überprüfung der tatsächlichen Arbeitszeiten und -orte.
• CRM-Systeme, die Außendienstaktivitäten digital und transparent aufzeichnen. Termin-Konsequenz und Ergebnismessung werden so konkretisiert.

Effektive Aufdeckungs-Strategien: Nebentätigkeiten erkennen

In Fällen, in denen konkrete Verdachtsmomente bestehen, können professionelle Detekteien diskrete Ermittlungen durchführen. Beispielweise ermitteln wir bei MAAX Forensik konsequent unter Wahrung der gesetzlichen Bestimmungen. Dies geschieht etwa durch Observation oder das Sammeln von Beweisen, ohne das Vertrauensverhältnis unnötig zu gefährden. Wirtschaftsermittler können beispielsweise herausfinden, ob ein Mitarbeiter für die Konkurrenz arbeitet oder gar ein eigenes Unternehmen führt.

Idee: Mitarbeiterbefragungen und Peer-Reports

Außendienstler arbeiten oft in Teams. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil, indem Sie regelmäßige Feedback-Runden einführen, in denen auch die Arbeit der Kollegen besprochen wird. Ein geschickter Umgang mit Peer-Reports kann helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Idee: Analyse der Leistungskennzahlen

Vergleichen Sie regelmäßig die Kennzahlen (KPIs) Ihrer Außendienstmitarbeiter. Wenn Sie große Diskrepanzen entdecken, könnte dies auf Leistungsabfall durch eine unerlaubte Nebentätigkeit hinweisen. Hierbei sollten Sie jedoch behutsam und diskret vorgehen, um keine Unruhe im Team zu schüren.

Handlungsempfehlungen: So reagieren Sie richtig

Wir geben Ihnen drei Zauberworte mit auf den Weg. Verhältnismäßigkeit. Transparenz. Beweissicherung. Keiner dieser Begriffe ist weniger relevant, in allen Kontexten müssen Sie voll auf der Höhe sein, wenn Sie verwertbar konkrete Ziele verfolgen. Wenn Sie den Verdacht auf eine unerlaubte Nebentätigkeit haben, sollten Sie darüber hinaus Schritt-für-Schritt und mit Bedacht vorgehen. Gehen Sie nicht gleich vom ‚Delikt‘ aus, wenn Sie einen ersten Verdacht haben.

Prio: Das vorbereitete Gespräch suchen

Stellen Sie den Mitarbeiter zur Rede, aber ohne direkte Vorwürfe. Oft lassen sich Probleme in einem offenen Gespräch klären. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu erklären und ggf. Lösungen anzubieten.

Konsequenzen im Arbeitsvertrag durchsetzen

Sollte sich der Verdacht bestätigen, greifen Sie auf die im Arbeitsvertrag verankerten Regelungen zurück. Je nach Schwere des Verstoßes können Abmahnungen, Vertragsänderungen oder in Extremfällen auch die Kündigung die Folge sein.

Langfristige Prävention implementieren

Überprüfen Sie Ihre internen Regelungen regelmäßig und passen Sie diese an neue Herausforderungen und Technologien an. Achten Sie darauf, dass neue Mitarbeiter bereits bei der Einstellung die Unternehmenspolitik in Bezug auf Nebentätigkeiten verstehen und akzeptieren.

Prävention und Wachsamkeit sind der Schlüssel

Die unerlaubte Nebentätigkeit von Außendienstmitarbeitern kann mittelständischen Unternehmen erhebliche Probleme bereiten – von finanziellen Einbußen bis hin zu rechtlichen Konsequenzen. Mit klaren vertraglichen Regelungen, präventiven Maßnahmen und sensiblen Überwachungstechniken lassen sich solche Probleme jedoch vermeiden. Achten Sie auf Warnsignale und handeln Sie frühzeitig, um das Vertrauen in Ihr Außendienstteam und die Effizienz Ihres Unternehmens zu schützen.