Virtuelles Arbeiten, reale Risiken: Datenschutz im Homeoffice
Das Homeoffice hat sich in den letzten Jahren als eine zunehmend beliebte Arbeitsform etabliert. Viele Menschen schätzen die Flexibilität und den Komfort, den das Arbeiten von zuhause mit sich bringt. Oft wird jedoch vergessen, dass auch und vor allem bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden, der Schutz personenbezogener Daten nicht vernachlässigt werden darf. Dabei gilt es sowohl von Seiten des Arbeitnehmers als auch Arbeitgebers Einiges zu beachten:
Sichere Datenübertragung
Um von zuhause aus effektiv arbeiten zu können, müssen Mitarbeiter oft auf firmeninterne Daten zugreifen, diese bearbeiten und an den Arbeitgeber zurückschicken. Dabei muss stets gewährleistet sein, dass diese Daten nicht in falsche Hände geraten und vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Aus diesem Grund ist eine sichere Datenübertragung unerlässlich.
Eine Möglichkeit, besteht in der Verwendung einer sogenannten Virtual-Private-Network (VPN)-Verbindung. Auch die Nutzung von sicheren Verschlüsselungsprotokollen, wie z.B. HTTPS, SSL, TLS oder SFTP sollte in Betracht gezogen werden. Sowohl die VPN-Verbindung als auch die genannten Verschlüsselungsverfahren dienen letztendlich dazu, dass die übertragenen Daten zwischen Mitarbeiter und Firmennetzwerk nicht von Dritten abgefangen oder gelesen werden können.
Wenn Daten über Cloud-Dienste wie Dropbox oder Google Drive geteilt werden, sollten diese ebenso nur über sichere Verbindungen und Cloud-Lösungen mit sicherer Verschlüsselung erfolgen. Hierbei sollten jedoch nur Cloud-Dienste verwendet werden, die den Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen des Unternehmens entsprechen. Eine verschlüsselte Übertragung der Daten sowie eine sichere Speicherung in der Cloud sind hierbei essenziell.
Gewährleistung der Sicherheit im Innenraum
Wenn sich mehrere Personen im gleichen Haushalt befinden, muss sichergestellt werden, dass (Ehe-) Partner, Kinder, sonstige Mitbewohner oder Gäste und Dienstleister keinen Zugriff auf die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten erlangen können. Je nach Schutzbedürftigkeit und Sensibilität der Daten kann es dazu erforderlich sein, diese in einem abschließbaren Zimmer zu bearbeiten. Ist dies nicht möglich, sind (auch bei nur kurzzeitigem Verlassen des Arbeitsplatzes) der Bildschirm des Computers zu sperren und Arbeitsunterlagen in Papierform zu verschließen.
Ebenso sollten vertrauliche Telefonate ohne unbefugte Mithörer geführt werden, also z.B. nicht bei geöffneten Fenstern, im Garten oder in Anwesenheit unberechtigter Dritter.
Gutes Passwort- und Zugriffsmanagement
Damit nur autorisierte Personen Zugang zu Firmen- und Kundendaten haben, spielt das Passwort- und Zugriffsmanagement eine tragende Rolle. Es ist wichtig, sichere und komplexe Passwörter, die aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen, zu vergeben und regelmäßig zu ändern. Eine einfache Kombination aus Namen und Geburtsdatum ist leicht zu knacken und sollte vermieden werden.
Zudem sollten die Zugriffsrechte regelmäßig überprüft werden. Dabei wird sichergestellt, dass nur die dafür autorisierten Mitarbeiter auf bestimmte Daten zugreifen können. Scheidet ein Mitarbeiter aus der Firma aus, sollten auch dessen Zugriffsrechte umgehend widerrufen werden.
Sichere Geräte und Netzwerke
Auch die Sicherheit der Geräte und Netzwerke im Homeoffice ist entscheidend für den Schutz personenbezogener und sensibler Daten. Es ist empfehlenswert, dass alle im Homeoffice verwendeten Geräte mit aktuellen Antivirus-Programmen und Firewalls geschützt werden. Zudem sollten diese regelmäßig auf Updates überprüft werden, um mögliche Sicherheitslücken zu schließen. Ebenfalls ratsam ist das eigene WLAN abzusichern. Hierdurch wird der unbefugte Zugriff auf das Netzwerk und die darin enthaltenen Daten erheblich reduziert. Anmeldeinformationen wie Benutzernamen und Passwörter sollten dabei besonders geschützt werden und keinesfalls offen herumliegen.
Schützenswerte personenbezogene Daten sollten im Homeoffice allgemein nur auf vom Arbeitgeber bereitgestellten oder genehmigten Hard- und Software verarbeitet werden. Bei der Nutzung von privatem Equipment, kann der Arbeitgeber in der Regel nicht effektiv sicherstellen, dass alle notwendigen Schutzmaßnahmen, wie z.B. die Einschränkung von Software-Installationsrechten, eingehalten werden.
Mitarbeiterschulungen zur DSGVO
Die Rolle der Mitarbeiter beim Thema Datenschutz ist nicht zu unterschätzen, denn: Nur wenn sie sich der Gefahren bewusst sind und entsprechende Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, können sie dazu beitragen, die Daten der Firma zu schützen. Hier kommen Schulungen und Informationen ins Spiel, die den Mitarbeitern das nötige Know-how vermitteln und sie für die Wichtigkeit des Datenschutzes sensibilisieren.
Dabei sollten nicht nur die technischen Aspekte beleuchtet werden, sondern auch der Umgang mit sensiblen Daten in der Praxis. Zum Beispiel sollte besprochen werden, welche Informationen über E-Mail oder Chat geteilt werden dürfen und welche nicht. Oder wie mit Papierdokumenten umgegangen werden sollte, wenn man sie nicht mehr benötigt. Zudem sollte das Auge für verdächtige E-Mails oder Links geschärft werden, um Phishing-Attacken zu vermeiden.
Um Fragen seitens der Mitarbeiter zeitnah auszuräumen und unverzüglich auf Sicherheitsvorfälle reagieren zu können, sollten außerdem klare betriebliche Ansprechpartner benannt werden.
Melden von Datenschutzvorfällen im Homeoffice
Datenschutzvorfälle sind unmittelbar an den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu melden. Dieser hat die Aufgabe, den Vorfall zu untersuchen und zu entscheiden, wie damit umzugehen ist. Je nach Schwere des Vorfalls kann es erforderlich sein, eine Meldepflicht gegenüber den Datenschutzbehörden und den betroffenen Personen zu erfüllen. In jedem Fall sollte der Datenschutzbeauftragte schnell handeln, um den Schaden für das Unternehmen und die betroffenen Personen so gering wie möglich zu halten.
Bildurheber: Milkos
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